The Arztbrief in the FSP: when it is required and how to write it

Where a letter is required

The chambers describe the content in varying detail. Saxony-Anhalt wants the Epikrise to cover “die aktuellen Beschwerden, durchgeführten Untersuchungen und Befundergebnisse” (current complaints, investigations performed and their results), in full sentences and subordinate clauses and with a range of linking devices. Bremen's 2015 decree gives a “Kurzarztbrief” as an example; the chamber's task sheet speaks of a short report. It asks for a sensibly structured report that renders “den zuvor erhobenen Sachverhalt korrekt” (the facts gathered beforehand correctly) and explicitly forbids “erdachte” (invented) text such as a physical examination. telc states: “Beginnen Sie mit einer passenden Begrüßung und Einleitung. Vergessen Sie auch nicht einen passenden Schluss. Schreiben Sie in vollständigen Sätzen (keine Stichworte, keine Auflistung etc.).” — start with a suitable greeting and introduction, do not forget a suitable ending, write in complete sentences (no keywords, no lists). Mecklenburg-Vorpommern only says “einen Arztbrief (Entlassungsbrief) schreiben”; ask the chamber for details.

Brandenburg has published two complete sample letters, one in internal medicine (heart failure) and one in surgery (rotator cuff tear). Both are discharge letters with examination findings, an Epikrise and discharge medication. The chamber's page does not say where such findings come from in the exam — clarify this with the chamber beforehand rather than inventing findings.

How an Arztbrief is structured

The Brandenburg sample letters show the order that is usual in German hospitals. Typical phrases for each section follow; they stay in German, as in the exam.

Letterhead, salutation, opening sentence

At the top: the recipient (usually the GP), the sender (hospital and department), place and date. The opening sentence names the patient with date of birth and the occasion:

• “Sehr geehrte Frau Kollegin, sehr geehrter Herr Kollege,” or “Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann,” (Dear colleague / Dear Dr Mustermann)
• “wir berichten Ihnen über Ihre Patientin, Frau …, geb. am …, die sich vom … bis zum … in unserer stationären Behandlung befand.” (we are writing about your patient …, born …, who was an inpatient with us from … to …)
• In a short letter: “wir berichten über die heutige Vorstellung Ihres Patienten, Herrn …, geb. am …, in unserer Notaufnahme.” (… about your patient's presentation to our emergency department today)

Diagnoses

The diagnoses come first, the main diagnosis at the top, secondary diagnoses below. Keywords are normal here: “Rechtsseitige Nierenkolik bei Ureterolithiasis”, “Arterielle Hypertonie”. Anything not confirmed gets “V. a.” (Verdacht auf, suspected).

History

Everything the patient reported is written in reported speech — as in the Brandenburg samples: “Sie gab an, dass ihre Beine seit mehreren Wochen dicker geworden seien” (she stated that her legs had become more swollen over several weeks). How to form these verbs reliably is explained in Konjunktiv I in FSP documentation.

• “Die Vorstellung erfolgte wegen seit … bestehender …” (the patient presented with … present since …)
• “Der Patient berichtete, die Schmerzen hätten plötzlich begonnen.” (the patient reported that the pain had started suddenly)
• “An Vorerkrankungen seien … bekannt.” (known previous illnesses are said to be …)
• “Allergien wurden verneint.” (allergies were denied)
• “Er rauche seit … Jahren ca. … Zigaretten täglich.” (he says he has smoked about … cigarettes a day for … years)

Findings — only if you are given them

Examination, lab and imaging findings are written in the indicative past tense, because they are your findings, not the patient's statements. Write them only if the exam gives them to you (like the patient file in Saxony-Anhalt).

• “Bei Aufnahme befand sich der Patient in reduziertem Allgemeinzustand.” (on admission the patient was in reduced general condition)
• “Sonographisch zeigte sich …” (ultrasound showed …)
• “Laborchemisch fiel ein erhöhtes CRP auf.” (lab tests showed a raised CRP)

Treatment and course (Epikrise)

The course tells what happened in hospital — in the past tense, from the department's perspective (“wir”, we).

• “Die stationäre Aufnahme erfolgte zur weiteren Abklärung und Therapie.” (the patient was admitted for further work-up and treatment)
• “Wir leiteten eine … Therapie ein. Darunter kam es zu einer raschen Besserung der Beschwerden.” (we started … therapy, under which the symptoms improved quickly)
• “Der postoperative Verlauf gestaltete sich komplikationslos.” (the post-operative course was uneventful)

Recommendations and medication

• “Wir empfehlen …” / “Wir bitten um Kontrolle der … in Ihrer Praxis.” (we recommend … / please check … in your practice)
• “Eine Wiedervorstellung ist bei … vorgesehen.” (a follow-up visit is planned if …)
• “Medikation bei Entlassung: …” (medication on discharge)

Closing formula

• “Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.” (we are happy to answer any questions)
• “Wir bitten um die weitere Betreuung des Patienten und verbleiben mit freundlichen kollegialen Grüßen” (we ask you to continue the patient's care; with kind collegial regards)
• Then the signatures; in the Brandenburg sample these are the head of department, the senior physician and “Prüfling” (candidate).

Arztbrief versus Anamnesebogen: the differences

Both have this in common: patient statements in reported speech, your own assessment in the indicative, nothing invented, name and date of birth complete.

Sample letter

Example — fictional case. It is based on the practice case “Tobias Krüger, 38” from fsppruefung.de (colicky pain in the right flank). The history comes from the case; the findings and course were added for this language example and are fictional too. Doses are deliberately left out — a real letter would include them. The medical content is language material, not a treatment recommendation. The letter stays in German, as in the exam.

Absender: Beispielklinikum Musterstadt, Klinik für Urologie

Empfänger: Herrn Dr. med. Jan Beispiel, Facharzt für Allgemeinmedizin, Beispielweg 1, 12345 Musterstadt

Musterstadt, XX.XX.XXXX

Sehr geehrter Herr Kollege Beispiel,

wir berichten Ihnen über Ihren Patienten, Herrn Tobias Krüger, geb. am XX.XX.1988, wohnhaft in Musterstadt, der sich vom XX.XX. bis zum XX.XX.XXXX in unserer stationären Behandlung befand.

Diagnosen: Rechtsseitige Nierenkolik bei Ureterolithiasis (Konkrement von ca. 4 mm im distalen Ureter rechts), Spontanabgang am zweiten Behandlungstag. Z. n. spontanem Steinabgang vor zwei Jahren. Nikotinabusus (ca. 10 Packungsjahre).

Anamnese: Herr Krüger stellte sich in unserer Notaufnahme mit seit 4 Uhr morgens bestehenden, krampfartigen, wellenförmigen Schmerzen in der rechten Flanke vor. Er berichtete, der Schmerz strahle in die Leiste und bis in den Hoden aus und erreiche in den Wellen 10 von 10 auf der Schmerzskala. Eine schmerzfreie Position finde er nicht. Begleitend bestehe Übelkeit, er habe einmal erbrochen. Am Morgen sei der Urin rötlich gewesen. Fieber, Schüttelfrost und Brennen beim Wasserlassen wurden verneint. Vor zwei Jahren sei bereits ein Nierenstein spontan abgegangen. Eine am Morgen eingenommene Tablette Ibuprofen habe keine Linderung gebracht. Eine Dauermedikation nehme er nicht ein, gelegentlich verwende er Kautabletten gegen Sodbrennen. Allergien seien nicht bekannt. Er rauche seit dem Alter von 18 Jahren etwa zehn Zigaretten täglich, abends trinke er zwei Bier. Insgesamt nehme er wenig Wasser zu sich, dafür täglich fünf bis sechs Becher Kaffee sowie Cola; als Bauleiter arbeite er bei Hitze im Freien. Der Vater habe mehrfach Nierensteine gehabt. Herr Krüger sei verheiratet und habe einen dreijährigen Sohn.

Untersuchungsbefunde: 38-jähriger Patient in schmerzbedingt reduziertem Allgemeinzustand und normalem Ernährungszustand, motorisch unruhig. Klopfschmerz über dem rechten Nierenlager, Abdomen weich ohne Abwehrspannung, Hoden unauffällig. Afebril.

Weiterführende Befunde: Im Urinstatus zeigte sich eine Mikrohämaturie, Nitrit und Leukozyten waren negativ. Kreatinin, Blutbild und CRP waren unauffällig. Sonographisch fand sich eine geringgradige Harnstauung rechts, die native Low-Dose-CT des Abdomens zeigte ein ca. 4 mm großes Konkrement im distalen rechten Ureter.

Therapie und Verlauf: Die stationäre Aufnahme erfolgte zur Schmerztherapie und zur Überwachung des Steinabgangs. Unter intravenöser Analgesie und medikamentöser Unterstützung der Steinaustreibung besserten sich die Beschwerden rasch. Am zweiten Behandlungstag ging das Konkrement spontan ab; es wurde zur Steinanalyse eingesandt. In der sonographischen Kontrolle zeigte sich keine Harnstauung mehr. Wir entlassen Herrn Krüger heute beschwerdefrei in Ihre ambulante Weiterbehandlung.

Procedere: Wir empfehlen eine ausreichende, über den Tag verteilte Trinkmenge, weniger zuckerhaltige Getränke sowie einen Rauchstopp. Das Ergebnis der Steinanalyse leiten wir Ihnen nach Eingang weiter; abhängig davon bitten wir um eine urologische Kontrolle und gegebenenfalls eine weitere Abklärung zur Vorbeugung neuer Steine.

Medikation bei Entlassung: keine Dauermedikation; Schmerzmittel bei Bedarf gemäß beiliegendem Medikationsplan.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Wir bitten um die weitere Betreuung des Patienten und verbleiben mit freundlichen kollegialen Grüßen

Chefärztin · Oberarzt · Assistenzärztin (Prüfling)

In English, in brief: a discharge letter for a 38-year-old man admitted with right-sided renal colic; a 4 mm ureteric stone passed spontaneously on day two. Note how the history is in Konjunktiv I (“strahle”, “habe”, “sei”), while findings and course are in the indicative past (“zeigte sich”, “besserten sich”).

Turning it into a short letter without findings

For telc or Bremen you only have the conversation. Findings and course then drop out; in their place come your assessment and the plan, in the indicative:

Sehr geehrte Frau Kollegin, sehr geehrter Herr Kollege,

wir berichten über die heutige Vorstellung von Herrn Tobias Krüger, geb. am XX.XX.1988, in unserer Notaufnahme. [Anamnese wie oben.] Die Angaben sprechen am ehesten für eine rechtsseitige Nierenkolik bei Verdacht auf einen Harnleiterstein. Differentialdiagnostisch kommen eine Pyelonephritis, eine Appendizitis und eine Gallenkolik in Betracht. Geplant sind eine körperliche Untersuchung, ein Urinstatus, eine Blutentnahme, eine Sonographie der Nieren und gegebenenfalls eine Low-Dose-CT. Wir bitten um Übernahme auf Ihre Station zur Schmerztherapie und weiteren Abklärung.

Mit freundlichen kollegialen Grüßen

In English: after the history, the letter states the most likely diagnosis (suspected ureteric stone), the differentials, the planned tests and asks the ward to take the patient over.

Typical mistakes in an FSP letter

• Inventing findings when only a conversation took place — explicitly forbidden in Bremen and not part of the task elsewhere either.
• Moods swapped: history in the indicative (“Er hat Fieber”), findings in Konjunktiv (“Die Sonographie zeige …”).
• Bullet points in running text: telc demands “keine Stichworte, keine Auflistung” (no keywords, no lists), Saxony-Anhalt full sentences with subordinate clauses and linking words. The only exceptions are the diagnosis and medication lists.
• Forgetting the letter frame: without salutation, opening sentence and closing formula it is not a letter.
• Missing name or date of birth in the opening sentence.
• Poor time management: 20 to 30 minutes leave no room for polishing. Write diagnoses and history first, the course briefly.
• Typos: Saxony-Anhalt provides no spell-checker — at the end, read through once for spelling only.

More on mistakes in all three parts is in Common FSP mistakes.

Sources

• Landesärztekammer Brandenburg: Fachsprachtests
• Landesärztekammer Brandenburg: Musterbrief internistischer Fall
• Landesärztekammer Brandenburg: Musterbrief chirurgischer Fall
• Ärztekammer Mecklenburg-Vorpommern: Fachsprachenprüfung
• Ärztekammer Sachsen-Anhalt: Sprachtest
• Ärztekammer Bremen: Fachsprachenprüfung – Aufgabenstellungen
• Erlass des Senators für Gesundheit zur Prüfung von Anträgen auf Erteilung einer Approbation (Bremen)
• telc: Übungstest 1, Deutsch B2·C1 Medizin Fachsprachprüfung